Como emitir invoice de serviço para o exterior? Descubra aqui

Saber como emitir invoice de serviço para o exterior é fundamental para autônomos e freelancers que atendem clientes fora do Brasil. Afinal, quando bem elaborado, esse documento garante que o pagamento seja realizado corretamente e o serviço bem compreendido. 

Neste artigo, vamos explicar as situações em que você precisa gerar uma invoice e fornecer um guia detalhado para que você possa emitir suas faturas de maneira simples. Também apresentaremos algumas ferramentas úteis, como os geradores da Remessa Online e da Wise.

Passo a passo para emitir uma invoice de serviço para o exterior

Emitir uma invoice de serviço para o exterior faz parte da rotina de freelancers e profissionais autônomos com clientes em outros países. Confira a seguir um passo a passo de como realizar essa tarefa com eficiência. 

Reunir informações necessárias

O primeiro passo de como emitir invoice de serviço para o exterior é reunir as informações essenciais sobre o serviço prestado e os dados do cliente. Cada fatura pode ter requisitos diferentes, mas, no geral, é importante incluir:

• Dados do prestador: informações sobre o seu negócio como CNPJ, razão social e endereço comercial, assim como os dados do representante oficial como nome completo e CPF;
• Dados do tomador de serviço: refere-se a informações do cliente como nome, razão social, endereço comercial e país de residência;
• Detalhes do serviço: descrição sobre o serviço prestado e suas etapas, prazo de entrega, início do serviço ou horas trabalhadas;
• Valores e condições: dados sobre o valor total do serviço, moeda de recebimento, condições de pagamento e informações bancárias para a transferência internacional.  

Escolher a ferramenta para gerar a invoice 

Embora criar seu próprio modelo de invoice para serviços no exterior seja uma opção, há maneiras bem mais simples de fazer isso. 

Plataformas como Remessa Online e Wise oferecem geradores de invoice online gratuitos, que já seguem os padrões internacionais e elaboram um documento profissional para enviar ao seu cliente. Confira a seguir mais detalhes sobre as ferramentas desses provedores. 

Gerador de Invoice da Remessa Online

O Gerador de Invoice da Remessa Online é um recurso gratuito, desenvolvido para quem precisa cobrar clientes no exterior. Ele segue os padrões internacionais e permite criar faturas em português ou inglês de forma rápida e prática.

Gerador de Invoice da Wise

O Gerador de Invoice da Wise é outra ótima ferramenta para emitir fatura para clientes internacionais. Gratuito e 100% online, tem um layout estruturado, que destaca bem os detalhes do serviço prestado, as informações da sua empresa e as opções de pagamento.

Preencher os dados na ferramenta escolhida

Com a sua ferramenta online escolhida e todos os dados do serviço e do cliente em mãos, o próximo passo é emitir sua invoice para o exterior. Para fazer esse processo, basta seguir estas etapas no gerador:

1. Acesse o site do gerador de invoice de sua escolha.
2. Se disponível, selecione o idioma da invoice para inglês ou português, conforme a necessidade do seu cliente.
3. Preencha os campos com as informações da sua empresa, do cliente, do serviço prestado e das condições de pagamento.
4. Revise todos os dados cuidadosamente e gere a invoice.
5. Após a confirmação, o sistema criará um documento em PDF pronto para ser enviado ao seu cliente.

Envio da invoice ao cliente

Agora que a invoice está pronta, é hora de enviá-la ao seu cliente. O e-mail é a melhor opção, pois é um canal mais seguro e profissional. Para evitar qualquer contratempo, peça que o cliente confirme o recebimento e, se preferir, utilize ferramentas que indicam quando o e-mail foi aberto.

Outra ótima dica é sempre salvar uma cópia da invoice. Isso ajuda a manter um controle contábil mais organizado e facilita bastante na hora de declarar impostos.

Quando é necessário emitir uma invoice?

A emissão de uma invoice é necessária quando há uma venda ou prestação de serviço para clientes fora do Brasil. Esse documento é importante para formalizar a cobrança dessas atividades e é obrigatório para empresas que realizam transações superiores a USD 3 mil dólares por invoice. Confira mais detalhes a seguir:

Cenários comuns

Freelancers, profissionais autônomos e empresas frequentemente emitem faturas para clientes internacionais. Existem vários cenários em que isso acontece, incluindo:

• Consultoria internacional;
• Freelancers ou agências de marketing digital;
• Desenvolvimento de software e serviços de TI;
• Designers gráficos, ilustradores, fotógrafos e outros criadores de conteúdo;
• Advogados, contadores e outros profissionais do ramo jurídico;
• Tradutores e intérpretes.

Obrigatoriedade

Conforme as diretrizes estabelecidas pela Receita Federal, a emissão da invoice é obrigatória para serviços cujo valor seja superior a USD 3.000 ou seu equivalente em outras moedas.

Para quantias inferiores a esse limite, a emissão é opcional, porém muito recomendada para prevenir possíveis problemas com os órgãos fiscalizadores no futuro.

Ferramentas recomendadas para gerar invoices

Os geradores de invoice online são ferramentas úteis que agilizam o dia a dia dos freelancers, autônomos e outros profissionais que prestam serviços para o exterior. Remessa Online, Wise, PayPal e Agilize são alguns provedores que oferecem esses recursos gratuitos e online. Saiba mais sobre cada um deles a seguir:

Gerador de Invoice da Remessa Online

Para quem presta serviços para clientes no exterior, o Gerador de Invoice da Remessa Online é uma ferramenta indispensável. Totalmente gratuita e fácil de usar, ela permite criar faturas com praticidade e agilidade.

Vantagens 

Conheça quais são as principais vantagens do gerador de Invoice da Remessa Online:

• Ferramenta gratuita; 
• Online e fácil de usar;
• Permite a criação de invoices em português ou inglês;
• Conformidade com os padrões internacionais.

Como usar

Veja o passo a passo de como gerar uma Invoice pelo gerador da Remessa Online:

1. Acesse o site do Gerador de Invoice;
2. Escolha o idioma de sua preferência, português ou inglês;
3. Preencha os dados solicitados, como informações do prestador de serviço, tomador, dados da invoice, descrição dos serviços, valor e moeda de recebimento;
4. Clique em “Gerar Invoice” e a ferramenta criará um arquivo em PDF;
5. Faça o download e envie para o seu cliente. 

Gerador de Invoice da Wise

O Gerador de Invoice da plataforma Wise é outra ferramenta prática e totalmente gratuita, ideal para freelancers e autônomos que precisam emitir faturas online para clientes internacionais. Com um design intuitivo, ela facilita todo o processo e gera um documento profissional. 

Vantagens 

Descubra quais são os diferenciais e vantagens de usar o gerador da Wise:

• Interface fácil e profissional;
• Ferramenta 100% online e gratuita;
• Permite a personalização com o seu logo para dar um toque mais profissional;
• Possui campos para especificar cada serviço, com detalhes como custo unitário, quantidade e total;
• Template em inglês.

Como usar 

Aprenda a seguir como usar o gerador da Wise para gerar as invoices do seu negócio:

1. Acesse o site do Gerador de Invoice da Wise;
2. Preencha as informações da fatura, incluindo número, dados do seu negócio e do cliente, data da emissão, vencimento e moeda de recebimento;
3. Adicione o logo da sua empresa, se desejar personalizar sua fatura;
4. Informe os serviços prestados e os valores de cada um deles;
5. Complete os campos com as condições de pagamento e dados bancários;
6. Insira as informações sobre impostos, descontos e taxas de envio;
7. Revise todos os campos;
8. Clique em “Crie a Fatura” e, ao final, faça o download para salvar a sua fatura.

Gerador de Invoice do PayPal

O PayPal também disponibiliza um gerador de invoice online. Assim como as demais opções, é um recurso simples com funcionalidades úteis, como o envio direto para os clientes através da sua conta PayPal, tornando o processo muito mais eficiente.

Vantagens 

A seguir, você confere algumas vantagens de usar o gerador de invoice do PayPal:

• Ferramenta online e gratuita;
• Template profissional e em inglês;
• Permite personalizar a invoice com logo da empresa;
• Integração com contas do PayPal, facilitando o envio para os clientes.

Como usar

Veja a seguir, como emitir uma invoice de serviço para o exterior pelo PayPal:

1. Acesse o gerador de invoice do PayPal;
2. Insira o logo do seu negócio, se preferir;
3. Preencha os campos com os dados da sua empresa, do seu cliente e descreva o serviço prestado;
4. Revise todos os dados da invoice;
5. No topo da página, clique em opções como “Imprimir”, “PDF” ou “Visualizar e enviar”, se preferir enviar a invoice pelo PayPal. 

Gerador de Invoice do Agilize

Outra alternativa para emitir uma invoice de serviço para o exterior é pelo gerador do Agilize. O formulário é intuitivo, com campos específicos que orientam você a preencher as informações essenciais para criar a fatura. Além disso, ao final do processo, você pode salvar a invoice gerada.

Vantagens 

Descubra a seguir quais são as principais vantagens de usar o gerador de invoice do Agilize no seu dia a dia:

• Ferramenta online e gratuita;
• Permite a personalização com templates em diversas cores;
• Gera os dados em inglês;

Como usar

Aprenda como usar o gerador de invoice do Agilize e emita suas faturas com praticidade:

1. Acesse o site do gerador de invoice do Agilize; 
2. Selecione a opção “Invoice”;
3. Preencha o formulário com os dados do seu negócio, do cliente e do serviço;
4. Revise as informações;
5. Clique em “Baixar invoice”.

Como é feito o pagamento para o prestador de serviço?

O pagamento a prestadores de serviço no Brasil geralmente é feito por transferências internacionais.

Empresas e clientes de fora podem usar tanto bancos tradicionais quanto plataformas como Wise, Remessa Online e PayPal para facilitar o processo. Esses serviços são bastante populares, pois oferecem taxas mais baixas, são fáceis de usar e garantem transações rápidas e seguras.

Formas de recebimento 

Para receber os pagamentos do exterior por transferência bancária tradicional, é necessário compartilhar os seus dados bancários internacionais com o cliente, como nome do banco, agência, número da conta e código SWIFT ou IBAN.

O código SWIFT é um identificador único do banco destinatário, composto por 8 a 11 caracteres, enquanto o IBAN é um número de conta internacional padronizado, utilizado para facilitar as transferências, principalmente na Europa.

Verifique detalhes no aplicativo do seu banco

No aplicativo do seu banco do Brasil, na seção “Câmbio”, você pode obter essas informações. No entanto, receber transferências internacionais diretamente na sua conta corrente brasileira pode não ser vantajoso, pois os bancos tradicionais cobram taxas de recebimento e outras tarifas elevadas.

As transferências bancárias também podem levar mais tempo para serem processadas, o que pode afetar o fluxo de caixa da sua empresa.

Por isso, é importante considerar alternativas como plataformas digitais de transferência internacional, que costumam oferecer limites mais altos, taxas mais competitivas e maior transparência.

Provedores como a Wise e a Remessa Online, por exemplo, são uma boa opção para quem busca reduzir custos e aumentar a eficiência nas transferências internacionais.

Procedimentos após o recebimento 

Tanto a Wise quanto a Remessa Online permitem que você receba dinheiro do exterior na conta online e escolha entre manter o saldo na moeda original ou resgatá-lo em reais. 

Se você optar por converter para reais, o provedor fará a conversão para real e enviará a transferência para sua conta bancária no Brasil, com taxas mais econômicas que os bancos tradicionais. Isso acontece porque a transação é feita como uma transferência nacional. 

Após a confirmação do pagamento, o próximo passo é gerar a nota fiscal. Esse processo pode ser feito por meio do Portal de Gestão NFS-e. Basta preencher todos os campos solicitados e, ao finalizar, a nota fiscal estará pronta para ser enviada ao cliente.

Dicas para emitir uma invoice de serviço para o exterior

Se você presta serviços para clientes fora do Brasil, é fundamental emitir a invoice corretamente para garantir que o pagamento seja processado sem problemas. Pequenos erros podem gerar atrasos e dores de cabeça desnecessárias. 

Para te ajudar nesse processo, reunimos algumas dicas úteis de como emitir invoice de serviço para o exterior:

• Verifique os dados com atenção: certifique-se de que todas as informações estão corretas, tanto as suas quanto as do seu cliente;
• Seja claro na descrição do serviço: uma descrição bem detalhada evita dúvidas e questionamentos. Informe exatamente o que foi feito, o período de execução, valores e qualquer outro detalhe relevante para que seu cliente entenda o que está sendo cobrado;
• Use o idioma adequado: prefira emitir a invoice em inglês ou no idioma do seu cliente. Isso reduz as chances de mal-entendidos e facilita a comunicação;
• Inclua os dados bancários corretamente: facilite a transferência informando todos os detalhes bancários necessários, como código SWIFT, IBAN e nome do banco. Quanto mais completos os dados, mais rápida e segura será a transação.

Seguir as melhores práticas de como emitir uma invoice para o exterior faz toda a diferença. Use nossas dicas e ofereça um serviço ainda mais profissional e confiável!

Perguntas frequentes sobre invoice para o exterior

Confira, agora, as respostas para as principais dúvidas sobre como emitir invoice de serviço para o exterior.

O que é uma invoice?

Uma invoice é uma fatura comercial utilizada em transações internacionais para formalizar a prestação de serviços ou venda de bens entre empresas de diferentes países. 

O que deve conter em uma invoice?

Uma invoice precisa conter as informações do prestador de serviço e do cliente, como nome, endereço e CNPJ/CPF. Além disso, deve descrever os produtos ou serviços fornecidos, incluindo quantidade, preço e total. Também precisa detalhar as condições de pagamento (valor, forma e prazo) e os dados fiscais, como impostos e alíquotas.

Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?

A principal diferença entre invoice e nota fiscal está na finalidade e contexto de cada documento. A invoice é uma fatura comercial utilizada, principalmente, em transações internacionais e não é usada para arrecadação de impostos.

Já a nota fiscal tem validade fiscal no Brasil e é um documento obrigatório para registrar as transações de compra e venda de produtos ou serviços dentro do país.

Quando emitir a invoice? 

A invoice deve ser emitida no momento do faturamento da operação, ou seja, ao término da prestação de serviço ou da venda dos produtos. 

Como lançar invoice na contabilidade?

Para lançar uma invoice no seu sistema de contabilidade, registre o valor total da venda como uma receita para receber no momento da emissão da fatura. Quando o cliente efetuar o pagamento, registre o valor como uma entrada no fluxo de caixa. Caso haja impostos como ICMS ou ISS, esses valores devem ser destacados e registrados separadamente nas contas de passivos.

É necessário emitir nota fiscal além da invoice?

Sim. A invoice deve acompanhar uma nota fiscal quando houver atividades de exportação ou prestação de serviços para o exterior. Isso garante a conformidade fiscal e permite que as transações sejam corretamente registradas tanto no Brasil quanto no país de destino.

Como transformar invoice em nota fiscal?

Para transformar uma invoice de prestação de serviços em uma Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), siga este passo a passo:

1. Acesse o sistema de emissão de notas fiscais;
2. Preencha os dados do prestador e do tomador de serviço;
3. Detalhe o serviço prestado e informe o valor;
4. Calcule os impostos e adicione informações adicionais, se necessário;
5. Revise os dados e emita a NFS-e;
6. Salve ou imprima uma cópia para registro.

Onde encontrar modelo invoice para preencher? 

Plataformas como a Wise disponibilizam geradores gratuitos de invoice, criando o documento online automaticamente em minutos. Outra opção é criar um modelo próprio, personalizando conforme as necessidades do seu negócio.

Quais impostos incidem sobre serviços prestados ao exterior?

Os impostos que incidem sobre serviços prestados ao exterior variam conforme o regime de tributação adotado pela empresa, como o Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Mas, em geral, incidem quatro impostos federais:

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
• PIS (Programa de Integração Social);
• COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social).

Contudo, existem muitas particularidades, por isso é importante consultar um contador. 

Em qual idioma a invoice deve ser emitida?

A invoice deve ser em inglês ou no idioma local do cliente, garantindo que ele compreenda todos os detalhes do documento de forma clara. 

Posso emitir uma invoice como pessoa física?

Sim. A invoice é um documento que serve para formalizar transações comerciais, e pode ser emitida tanto por pessoas físicas quanto jurídicas. No entanto, vale ressaltar que ela não tem validade como documento fiscal. 

Agora que você já conhece as principais informações sobre como emitir uma invoice para o exterior, vale reforçar: esse documento é uma ferramenta essencial para quem presta serviços a clientes fora do país. Por isso, aproveite as nossas dicas para facilitar o recebimento dos seus pagamentos.