É crescente o número de trabalhadores brasileiros que prestam serviços para outros países, como um pequeno empreendedor e um freelancer, por exemplo. Esses profissionais precisam saber como emitir invoice de serviço para o exterior para realizar as operações comerciais com empresas estrangeiras e assim, conseguir receber dos seus clientes pelos serviços prestados.

Neste artigo vamos mostrar o que é uma invoice, qual a diferença para a nota fiscal, como emitir a invoice para o exterior ou estando no exterior, como é feito o pagamento do serviço, entre outros pontos.

Perguntas Respostas
O que é uma invoice? É um documento utilizado para que os profissionais possam receber pelos produtos ou serviços prestados no exterior.
Quem precisa emitir invoice? Profissionais que venderem e/ou prestaram serviços para pessoas físicas, ou jurídicas em outros países, como, por exemplo, o freelancer e o microempreendedor, para que possam cobrar uma transação comercial.
Como preencher a invoice? É necessário reunir no documento as informações obrigatórias da fatura comercial, com base no que é exigido pelas autoridades alfandegárias do mundo inteiro.

Como emitir invoice de serviço para o exterior?

O processo de emissão de invoice de serviço para o exterior se tornou mais simples pela diversidade de plataformas online. Por meio dessas ferramentas, pequenos empreendedores, trabalhadores freelancers e prestadores de serviço em geral podem criar as suas próprias faturas, de forma prática e rápida.

Há vários modelos prontos para esta fatura, mas fica a critério da empresa seguir um modelo já elaborado ou criar o seu próprio, e a maneira mais simples para realizar o processo de emissão de invoice é por meio da internet, em poucos minutos.

Muitas pessoas sabem que existem plataformas invoice. Com eles, você pode criar boletos online e enviá-los por e-mail para clientes. Geralmente, para elaborar uma invoice em uma plataforma, como a Wise (estando no exterior), a Remessa Online e o PayPal, basta criar a sua conta e clicar na opção “Gerar Boletos” ou “Crie a fatura”.

Veja o passo a passo adiante:

  1. Acesse a Remessa Online;
  2. Acesse o Gerador de Invoice (menu superior: Pessoa Jurídica > Gerador de Invoice) online e gratuito;
  3. Preencha os dados obrigatórios solicitados;
  4. Finalize o processo, clicando em “Gerar invoice”.

Como emitir invoice estando no exterior?

A emissão de invoice estando exterior deve ser feita após a confirmação de compra e antes da emissão do registro de exportação ou faturamento.

Se você mora no exterior, você pode acessar o gerador de faturas gratuito da Wise para emitir uma invoice.

Veja, a seguir, como criar uma fatura online com a Wise. O processo ocorre de forma semelhante em outras plataformas.

  1. Preencha os dados da sua empresa e contato, data e número da fatura. O uso de números de faturas sequenciais também facilita o rastreamento e a reconciliação de documentos e pagamentos;
  2. Descreva claramente o tipo de trabalho faturável, linha por linha, e as taxas acordadas (por peça ou por hora e quantidade);
  3. Some o imposto e calcule o valor devido, observando as condições de pagamento, como a moeda e o prazo de pagamento solicitado. Certifique-se de preencher os seus dados bancários completos, para que o seu cliente possa efetuar o pagamento;
  4. Baixe a sua fatura em PDF e envie ao seu cliente por e-mail para receber o pagamento;
  5. Receba o seu pagamento, utilizando os dados da sua conta Wise, de forma simples, nos EUA, Reino Unido, Zona do Euro, Austrália, Nova Zelândia e outras regiões.

É preciso fazer três cópias originais, assinadas e carimbadas.

O que é uma invoice?

Invoice é uma fatura de pagamento para comprovação de serviços, ou seja, um documento fiscal essencial, como uma nota fiscal, utilizado para faturar serviços prestados no exterior (ou contratados), além de produtos adquiridos ou vendidos no exterior.

A invoice é emitida pelo profissional que prestou os serviços para uma empresa ou para uma pessoa física e feita logo depois prestação do serviço ou da venda de um produto para outro país. O seu pagamento deve ser efetuado por meio de uma transferência internacional.

Com a invoice, o prestador de serviço agiliza o processo de cobrança e de recebimentos de pagamentos no exterior, além de aprimorar o seu controle financeiro. Em contrapartida, os clientes obtêm um registro de cada transação, o que contribui para a gestão financeira da empresa.

Confira, a seguir, o vídeo que explica, em detalhes, o que é uma invoice e para que ela serve.

Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?

Muitas pessoas confundem invoice com nota fiscal, pois os documentos têm objetivos semelhantes, mas um não exclui a necessidade do outro.

Como explicamos, uma invoice é uma fatura emitida para comprovar o pagamento ou o recebimento por um serviço prestado para um cliente no país ou no exterior. Por não ter valor fiscal, não há incidência de impostos sobre a emissão dessa fatura.

A nota fiscal também comprova uma transação financeira, mas que foi feita no Brasil. Ela é obrigatória para a prestação de serviços ou a comercialização de produtos para empresas e utilizada pelo governo para arrecadação de impostos, como ISS, ICMS, IR, IPU, COFINS, entre outros tributos. Caso a sua empresa pretenda expandir os negócios para outros países, é preciso saber que a nota fiscal deve acompanhar a invoice.

O que deve conter em uma invoice?

As informações essenciais que devem constar em uma invoice são:

  • Dados da empresa cliente (razão social ou nome completo e endereço);
  • Dados do prestador de serviço (empresa e endereço completo);
  • Data da transação;
  • Resumo dos serviços prestados ou do produto;
  • Valor dos serviços prestados;
  • Dados bancários do prestador de serviço;
  • Moeda do pagamento;
  • Método de pagamento;
  • Outros dados, com base na natureza da remessa.

É válido informar que estes dados devem ser preenchidos corretamente, pois é por meio da invoice que o cliente poderá pagar pelo serviço recebido e também fazer o gerenciamento das finanças do seu negócio.

Além disso, a invoice deve ser feita no idioma do país onde foi realizado o serviço. Dessa forma, se o prestador de serviços fez o trabalho em Portugal, a fatura deve ser feita em português. Outra informação importante que devemos reforçar é que a invoice não possui um padrão unificado.

Será que posso receber dinheiro do exterior em conta poupança? Confira a resposta neste artigo que preparamos sobre o assunto.

Wise oferece modelos para emitir invoice de serviço no exterior

A Wise disponibiliza modelos de invoice profissional. Assim, quando for o momento de receber o pagamento, é possível receber dinheiro internacionalmente gratuitamente com uma conta Wise Business.

Há modelo de fatura em Word, em Excel e em PDF, e você pode fazer o download do template gratuitamente, diretamente na plataforma.

Quando emitir uma invoice?

A fatura deve ser emitida sempre que houver uma transação comercial entre países diferentes, ou seja, quando ocorrer uma exportação ou uma importação de um produto ou um serviço (relação internacional).

O documento deve ser emitido logo após o faturamento do serviço, no período e no prazo acordados com o cliente. Quando o prestador recebe pelos serviços prestados, este deve emitir uma nota fiscal.

Como é feito o pagamento para o prestador de serviço?

O pagamento para o prestador de serviços pode ser realizado de várias formas, como depósitos bancários, Remessa OnlineWise (estando no exterior), PaypalTransferMate, entre outras.

Plataformas online ajudam em como emitir invoice de serviço para o exterior.
Todo o passo a passo de como emitir invoice de serviço para o exterior é feito de forma online e prática.

A equipe do Euro Dicas recomenda a Remessa Online. Para fazer a transferência, basta acessar a plataforma, ter os dados da invoice e seguir os passos adiante:

  1. Cadastre-se no site da Remessa Online;
  2. Informe a natureza da remessa. Neste caso, escolha a opção “Pagamento de Serviços no Exterior”;
  3. Crie a sua história na Remessa Online: as “histórias” são criadas para você efetuar uma nova transação para um beneficiário recorrente. Assim, não é preciso inserir as mesmas informações sempre que for fazer a remessa de dinheiro para pagar o seu curso na Europa, por exemplo;
  4. Envie a invoice pela plataforma;
  5. Pague a sua remessa via Transferência Eletrônica Disponível (TED);
  6. Encaminhe o comprovante de pagamento para a Remessa Online.

Por outro lado, se você mora na Europa, mas trabalhar para o Brasil, por exemplo, recomendamos utilizar a plataforma Wise, pois ao contrário da Remessa Online, ela oferece a opção de gerar invoice estando no exterior.

Dicas para emitir uma invoice de serviço para o exterior

É importante se atentar aos seguintes itens ao emitir uma invoice de serviço para o exterior:

  • Todos os campos essenciais da invoice devem ser preenchidos corretamente antes de gerar o documento;
  • Verifique se há data ou número de controle que não existem, repetidos ou sem validade;
  • Confira as informações do pagador e o canal bancário;
  • Analise se a descrição do serviço prestado ou do produto vendido é suficiente e se cumpre todos os requisitos;
  • Confira se todas as informações sobre o método de pagamento estão no documento;
  • Confira a moeda a ser paga;
  • Lembre-se de que invoices com data maior do que 360 dias ou ilegíveis não têm validade.

Perguntas frequentes

Veja as dúvidas comuns sobre como emitir invoice de serviço para o exterior e saiba a resposta para cada uma delas.

Como lançar invoice na contabilidade?

Na hora de lançar uma invoice na contabilidade, é importante estar atento ao fechamento do câmbio, pois ele determina o momento da venda da moeda estrangeira para a plataforma escolhida ou para o banco, para receber os seus pagamentos.

Portanto, na prática, é importante considerar a variação do câmbio até o dia de receber o valor pelo produto ou serviço comercializado.

Porém, para fins de faturamento, o cálculo deve ser feito com base no valor da moeda no dia em que o negócio foi fechado.

Como transformar invoice em nota fiscal?

O prestador de serviços deve emitir uma invoice para receber o pagamento pelo serviço prestado no exterior, mas depois que ele recebe pelos serviços prestados, deve emitir uma nota fiscal.

Para isso, é necessário acessar o site da prefeitura onde você reside e clicar em “Acessar o sistema”, inserindo o seu CPF ou CNPJ e senha cadastrada no site.

Crie uma senha, caso ainda não possua. Acesse “Emissão de NFs” e, para finalizar o preenchimento dos dados e a emissão, preencha os campos e clique em “Avançar”. Insira as últimas informações e depois selecione “Emitir”.

Onde encontrar modelo invoice para preencher?

Você pode encontrar os modelos de invoice Wise disponíveis para você baixar gratuitamente. Na internet também é possível encontrar vários modelos de invoice para preencher; basta pesquisar no Google “Modelos de invoice”, e aparecerão diversas opções.

Agora que você já sabe informações importantes sobre como emitir invoice de serviço para o exterior, lembre-se de que o documento é uma ferramenta útil no cotidiano de profissionais com clientes no exterior. Então, para agilizar o recebimento dos seus pagamentos, coloque em prática as nossas dicas e bons negócios!

Confira também o nosso comparativo Remessa Online ou Paypal.