É cada vez maior o número de trabalhadores brasileiros que prestam serviços para outros países, como um pequeno empreendedor e um freelancer, por exemplo. Esses profissionais precisam emitir uma invoice em operações comerciais com empresas estrangeiras, para que possam receber de seus clientes pelos serviços prestados. E, para agilizar o processo, neste artigo vamos mostrar para você o que é e como emitir invoice de serviço para o exterior.

Perguntas Respostas

O que é uma invoice?

Invoice significa uma fatura comercial – é um documento utilizado para que os profissionais possam receber pelos produtos negociados ou pelos serviços prestados no exterior.

Quem precisa emitir invoice?

Profissionais que venderem ou prestaram serviços para pessoas físicas ou jurídicas em outros países, como, por exemplo, o freelancer e o microempreendedor, para que possam cobrar uma transação comercial.

Como preencher a invoice?

Para preencher de forma correta uma invoice, é necessário reunir no documento as informações obrigatórias da fatura comercial, com base no que é exigido pelas autoridades alfandegárias do mundo inteiro.

Como emitir invoice de serviço para o exterior?

O processo de emissão de invoice de serviço para o exterior se tornou mais simples pela diversidade de plataformas online. Por meio dessas ferramentas, pequenos empreendedores, trabalhadores freelancers e prestadores de serviço em geral podem criar as suas próprias faturas, de forma prática e rápida.

Há vários modelos prontos para esta fatura, mas fica a critério da empresa seguir um modelo já elaborado ou criar o seu próprio, e maneira mais simples para realizar o processo de emissão de invoice é por meio da internet, em poucos minutos.

Muitas pessoas sabem que existem softwares para emitir invoice. Com eles, você pode criar boletos online e enviá-los por e-mail para clientes. Geralmente, para elaborar uma invoice em uma plataforma, como a Remessa Online e o PayPal, basta criar a sua conta e clicar na opção “Gerar Boletos”.

Veja o passo a passo adiante:

1. Acesse a página do Gerador de Invoice da Remessa Online, online e gratuito;

2. Insira o seu e-mail;

3. Acesse o Gerador de Invoice;

4. Preencha os dados obrigatórios solicitados;

5. Finalize o processo, clicando em “Gerar invoice”.

A emissão de invoice para o exterior deve ser feita depois da confirmação de compra e antes da emissão do registro de exportação e faturamento.

Além disso, é preciso fazer três cópias originais, assinadas e carimbadas. A partir delas, você pode realizar cópias.

O que é uma invoice?

Invoice é uma fatura de pagamento para comprovação de serviços, ou seja, um documento fiscal essencial, como uma nota fiscal ou uma fatura, utilizado para faturar serviços prestados ou contratados, além de produtos adquiridos ou vendidos no exterior.

A invoice é emitida pelo profissional que prestou os serviços para uma empresa ou para uma pessoa física e feita logo depois prestação do serviço ou da venda de um produto para outro país. Seu pagamento deve ser efetuado por meio de uma transferência internacional.

Com a invoice, o prestador de serviço agiliza o processo de cobrança e de recebimentos de pagamentos no exterior, além de aprimorar o seu controle financeiro. Em contrapartida, os clientes obtêm um registro de cada transação, o que contribui para a gestão financeira da empresa.

Confira, a seguir, o vídeo que explica, em detalhes, o que é uma invoice e para que ela serve.

Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?

Muitas pessoas confundem invoice com nota fiscal, pois os documentos têm objetivos semelhantes, mas um não exclui a necessidade do outro.

Como explicamos, uma invoice é uma fatura emitida para comprovar o pagamento ou o recebimento por um serviço prestado para um cliente no país ou no exterior. Por não ter valor fiscal, não há incidência de impostos sobre a emissão dessa fatura.

A nota fiscal também comprova uma transação financeira, mas que foi feita no Brasil. Ela é obrigatória para a prestação de serviços ou a comercialização de produtos para empresas e utilizada pelo governo para arrecadação de impostos, como ISS, ICMS, IR, IPU, COFINS, entre outros tributos. Caso a sua empresa pretenda expandir os negócios para outros países, é preciso saber que a nota fiscal deve acompanhar a invoice.

O que deve conter em uma invoice?

As informações essenciais que devem constar em uma invoice são:

  • Dados da empresa cliente (razão social ou nome completo e endereço);
  • Dados do prestador de serviço (empresa e endereço completo);
  • Data da transação;
  • Resumo dos serviços prestados ou do produto;
  • Valor dos serviços prestados;
  • Dados bancários do prestador de serviço;
  • Moeda do pagamento;
  • Método de pagamento;
  • Outros dados, com base na natureza da remessa.

É válido informar que estes dados devem ser preenchidos corretamente, pois é por meio da invoice que o cliente poderá pagar pelo serviço recebido e também fazer o gerenciamento das finanças do seu negócio. Além disso, a invoice deve ser feita no idioma do país onde foi realizado o serviço. Dessa forma, se o prestador de serviços fez o trabalho em Portugal, a fatura deve ser feita em português.

Outra informação importante que devemos reforçar é que a invoice não possui um padrão unificado.

Quando emitir uma invoice?

A fatura deve ser emitida sempre que houver uma transação comercial entre países diferentes, ou seja, quando ocorrer uma exportação ou uma importação de um produto ou um serviço (relação internacional).

Preencher formulário do invoice

O documento deve ser emitido logo após o faturamento do serviço, no período e no prazo acordados com o cliente. Quando o prestador recebe pelos serviços prestados, este deve emitir uma nota fiscal.

Conheça também as funções da Proforma Invoice.

Como emitir a invoice pelo gerador de Invoice da Remessa Online?

Nós do Euro Dicas recomendamos a Remessa Online para emitir invoice de serviço para o exterior, pela praticidade da plataforma, que tem um programa específico, 100% gratuito e com taxas econômicas, para este tipo de operação.

Veja, a seguir, o passo a passo de como emitir invoice de serviço para o exterior pelo Gerador de Invoice da Remessa Online.

  • Acesse o site do Gerador de Invoice, insira o seu e-mail e aperte o botão “clique para acessar”;
  • Você receberá um e-mail, para acessar o gerador de invoice, online e gratuito. Nele, aperte o botão “Acesse agora”. Abrirá um link com um formulário;
  • Preencha o formulário com as informações solicitadas de seu recebimento para gerar sua invoice:
    • Nome da empresa do recebedor;
    • CEP, cidade e estado do recebedor;
    • Endereço do recebedor;
    • Nome da empresa pagadora;
    • Endereço da empresa pagadora;
    • Número da invoice;
    • Data de emissão da invoice;
    • Data de validade da invoice;
    • Descrição detalhada dos serviços prestados;
    • Moeda do recebimento e valor do serviço prestado.
  • Finalize o processo, apertando o botão em “Gerar invoice”. A fatura é gerada em PDF, em português ou em inglês, e você já pode começar a receber os seus pagamentos internacionais.

Como é feito o pagamento para o prestador de serviço?

O pagamento para o prestador de serviços pode ser realizado de várias formas, como depósitos bancários, Remessa Online, Wise, Paypal, TransferMate, Correios, entre outras.

A equipe do Euro Dicas recomenda a Remessa Online. Para fazer a transferência, basta acessar a plataforma, ter os dados da invoice e seguir os passos adiante:

  1. Cadastre-se no site da Remessa Online;
  2. Informe a natureza da remessa; neste caso, escolha a opção “Pagamento de Serviços no Exterior”;
  3. Crie a sua história na Remessa Online: as “histórias” são criadas para você efetuar uma nova transação para um beneficiário recorrente. Assim, não é preciso inserir as mesmas informações sempre que for fazer a remessa de dinheiro para pagar o seu curso na Europa, por exemplo;
  4. Envie a invoice pela plataforma;
  5. Pague a sua remessa via Transferência Eletrônica Disponível (TED);
  6. Encaminhe o comprovante de pagamento para a Remessa Online.

Veja o nosso comprativo Remessa Online ou Paypal.

Dicas para emitir uma invoice de serviço para o exterior

É importante se atentar aos seguintes itens ao emitir uma invoice de serviço para o exterior:

  • Todos os campos da invoice essenciais da invoice devem ser preenchidos corretamente antes de gerar o documento;
  • Verifique se há data ou número de controle que não existem, repetidos ou sem validade;
  • Confira as informações do pagador e o canal bancário;
  • Analise se a descrição do serviço prestado ou do produto vendido é suficiente e se cumpre todos os requisitos;
  • Confira se todas as informações sobre o método de pagamento estão no documento;
  • Confira a moeda a ser paga;
  • Lembre-se de que invoices com data maior do que 360 dias ou ilegíveis não têm validade.

Perguntas frequentes

Como lançar invoice na contabilidade?

Na hora de lançar uma invoice na contabilidade, é importante estar atento ao fechamento do câmbio, pois ele determina o momento da venda da moeda estrangeira para a plataforma escolhida ou para o banco, para receber os seus pagamentos. Portanto, na prática, é importante considerar a variação do câmbio até o dia de receber o valor pelo produto ou serviço comercializado. Porém, para fins de faturamento, o cálculo deve ser feito com base no valor da moeda no dia em que o negócio foi fechado.

Como transformar invoice em nota fiscal?

O prestador de serviços deve emitir uma invoice para receber o pagamento pelo serviço prestado no exterior, mas depois que ele recebe pelos serviços prestados, deve emitir uma nota fiscal.

Para isso, é necessário acessar o site da prefeitura onde você reside e clicar em “Acessar o sistema”, inserindo o seu CPF ou CNPJ e senha cadastrada no site.

Crie uma senha, caso ainda não possua. Acesse “Emissão de NFs” e, para finalizar o preenchimento dos dados e a emissão, preencha os campos e clique em “Avançar”. Insira as últimas informações e depois selecione “Emitir”.

Onde encontrar modelo invoice para preencher?

Na internet é possível encontrar vários modelos de invoice para preencher; basta pesquisar no Google “Modelos de invoice”, e aparecerão diversas opções.

Agora que você já sabe informações importantes sobre a emissão de invoice para o exterior, lembre-se de que o documento é uma ferramenta útil no cotidiano de profissionais com clientes no exterior. Então, para agilizar o recebimento dos seus pagamentos, coloque em prática as nossas dicas e bons negócios!

Agora que você já sabe como emitir invoice de serviço para o exterior, lembre-se de que o documento é uma ferramenta útil no cotidiano de profissionais com clientes no exterior. Então, para agilizar o recebimento dos seus pagamentos, coloque em prática as nossas dicas e bons negócios!