Apostilamento eletrônico: conheça a plataforma de Apostila de Haia

Uma das etapas mais importantes para quem está planejando a mudança para o exterior é providenciar a Apostila de Haia dos documentos exigidos. Porém, o que antes era feito apenas presencialmente agora pode ser feito online, graças ao apostilamento eletrônico.

Neste artigo, vamos te mostrar o passo a passo de como fazer a apostila digital dos seus documentos.

É possível fazer apostilamento eletrônico?

Sim.

No dia 3 de junho de 2022, o Conselho Nacional da Justiça (CNJ) lançou a Apostil, plataforma para o apostilamento eletrônico em parceria com o Colégio Nacional do Brasil (CNB). Ela permite agilidade na autenticação dos documentos e validade em 120 países que fazem parte da Convenção de Haia.

Os cartórios do Brasil passaram a disponibilizar o apostilamento de Haia tradicional (feito presencialmente) em 2016. Desde 2022, o apostilamento eletrônico também está disponível como opção facilitada e ágil, oferecida pelos cartórios brasileiros.

A Apostil é uma plataforma de uso exclusivo dos cartórios brasileiros autorizados. Dessa forma, além de apostilar o documento físico presencialmente, podem receber documentos digitais (via e-mail, por exemplo), apostilá-los e enviá-los ao requerente de forma digital.

O processo é o mesmo, ou seja, você recebe o documento finalizado via e-mail e pode usá-lo sem problemas. A aceitação do documento digital é a mesma do físico. Também existem empresas especialistas no assunto que fazem toda a solicitação para você, facilitando ainda mais o processo.

O que é a Apostila de Haia e qual a sua função?

A Apostila de Haia é um selo emitido pelos cartórios nacionais e anexado ao documento comprovando a autenticidade do mesmo para que ele seja válido no exterior. Essa autenticação é realizada conforme os termos da Convenção de Haia.

Por exemplo, se você se formou no Brasil e deseja exercer a profissão em algum país europeu, dependendo da sua área de formação, será necessário validar o diploma brasileiro na Europa.

Para isso, você precisa fazer a Apostila de Haia no diploma, histórico escolar e outros documentos. Dessa forma, a instituição que fará o processo de validação terá a certeza de que a sua documentação e formação são realmente verdadeiras.

Eu mesma, Liz, precisei apostilar alguns documentos quando solicitei o visto de estudante para a Espanha. Na época, não existia o apostilamento eletrônico, e precisei fazê-lo presencialmente, no cartório.

O processo é muito simples, mas quando estamos mudando de país as burocracias tomam muito tempo. A possibilidade de apostilar documentos digitalmente é muito boa, pois economiza tempo, custo de deslocamento, e agiliza processos.

Como fazer o apostilamento de Haia eletrônico?

O apostilamento eletrônico pode ser feito de duas maneiras: online, com o auxílio de empresas especializadas que tramitam o processo para você, ou diretamente com os cartórios autorizados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), ou seja, aqueles que possuem o sistema oficial Apostil.

Os dois caminhos são válidos e seguros, e a escolha varia conforme as suas prioridades. Confira, abaixo, as principais diferenças e como fazer o apostilamento eletrônico.

Cartórios autorizados

O Colégio Notarial do Brasil informa que a plataforma Apostil é de uso restrito ao cartório, portanto, para solicitar o apostilamento eletrônico é preciso entrar em contato com algum dos cartórios autorizados – basta selecionar o estado e a cidade para visualizar opções. Normalmente, os dados do cartório (telefone e e-mail) estão descritos.

O cartório informará os detalhes do processo, dentre eles como enviar o documento digitalmente, como proceder com o pagamento e o prazo para recebimento digital. Apesar de existir uma lista de autorizados, cada cartório age de maneira independente e pode ter mais ou menos passos para a apostila eletrônica.

O processo direto com o cartório é uma vantagem porque costuma envolver um custo relativamente menor do que as empresas especialistas, mas isto também significa que não há uma padronização de atendimento e pode haver diferenças que requerem maior atenção.

Empresas especializadas

Além do apostilamento eletrônico através dos cartórios autorizados, você pode contar com outras empresas especializadas em apostilamento eletrônico para tornar o processo ainda mais simples. Uma das mais reconhecidas no mercado é a eTraduções.

A principal diferença é que empresas como a eTraduções atuam como intermediárias, oferecem atendimento personalizado e podem ser mais rápidas, pois não requerem contato prévio. Outra grande vantagem é que, se você estiver morando na Europa e precisar apostilar um documento brasileiro, pode enviá-lo com maior facilidade.

Nessa plataforma, o passo a passo para fazer o seu apostilamento eletrônico é:

1. Emitir os documentos que você deseja apostilar;
2. Fazer o reconhecimento de firma da pessoa que emitiu o documento;
3. Providenciar a tradução juramentada da versão original deste documento. Para isso, acesse o site da eTraduções e clique em “pedir um orçamento”;
4. Inserir seus dados pessoais. Após inserir seu nome, seu e-mail e seu telefone de contato, faça o upload dos documentos que você deseja traduzir e apostilar. Clique em “continuar”;
5. Inserir informações técnicas. Insira o idioma de origem e de destino do seu documento e clique em “juramentada” no campo de tipo de tradução. Clique também em “sim” no campo “precisa de Apostila de Haia?”;
6. Clique em “continuar” para prosseguir com o pagamento e pronto, basta esperar o seu documento ficar pronto. Esse processo pode levar alguns dias úteis.

É bom lembrar que boa parte das empresas que facilitam o processo do apostilamento digital fazem isso em conjunto com a tradução juramentada. Ou seja, você solicita o apostilamento nas empresas de tradução. Na e-Traduções, por exemplo, para fazer o apostilamento é necessário fazer uma tradução antes.

Isso facilita muito o processo, mas impossibilita, por exemplo, o apostilamento eletrônico de documentos que serão usados em Portugal (visto que a tradução não é exigida). Nesses casos, você pode contar com os cartórios.

O apostilamento eletrônico está disponível para todo o país?

Sim, mas é preciso encontrar um cartório autorizado a utilizar a plataforma Apostil. Eles estão em todo o Brasil e, na maioria das grandes cidades, mais de um cartório está autorizado. Confira a lista completa e encontre o mais conveniente para você.

Apesar disso, é válido ressaltar que cada estado pode ter pequenas variações no passo a passo de envio e recebimento de documentos, dependendo do cartório escolhido.

No caso das empresas especializadas que atuam como intermediárias, também estão disponíveis para todo o país e você pode solicitar independente de onde mora. Da mesma forma, o documento pode ser verificado a qualquer momento e de qualquer lugar do mundo.

Quanto custa fazer o apostilamento eletrônico?

Entre R$47 e R$147.

O valor do apostilamento digital varia conforme os Estados Brasileiros e os preços podem sofrer reajustes ao longo dos anos. Os valores vigentes e mais recentes encontrados são, aproximadamente:

• Amazonas, Rondônia, Distrito Federal, Santa Catarina e Alagoas: até R$60;
• Piauí, Acre, Amapá, Ceará, Rio de Janeiro, Espírito Santo e Paraná: até R$80;
• Rio Grande do Sul, Paraíba, Sergipe, Tocantins, Rio Grande do Norte, Mato Grosso do Sul e Goiás: até R$100;
• Bahia, Pernambuco e Mato Grosso: até R$120;
• Maranhão, São Paulo, Pará e Minas gerais: entre R$120 e R$174.

Esses valores já incluem o preço do reconhecimento de firma, o qual é necessário para o apostilamento eletrônico. É importante saber que, em alguns casos, principalmente para documentos que irão para outros países, a tradução juramentada pode ser necessária.

A eTraduções disponibiliza o valor do apostilamento digital detalhado para cada Estado (na seção de perguntas frequentes). Também é bom lembrar que há outro valor que pode estar incluso no processo digital: o custo com os Correios, caso você opte pela versão física do seu documento.

Plataformas podem ter preços fixos

Em plataformas especializadas em fazer o Apostilamento de Haia dos documentos, os preços podem ser diferentes e fixos, independente do Estado de onde você é. Por exemplo, na empresa eTraduções, o custo é de R$120 por documento, conforme nossa busca em março de 2025.

A vantagem de optar por uma empresa especializada é não precisar se preocupar com a logística e já ter, no mesmo lugar, a opção de tradução juramentada. Ainda, dependendo do estado do Brasil, o custo das empresas, sendo fixo, pode ser inferior.

Qual a validade da Apostila de Haia online?

A Apostila de Haia não tem validade. Uma vez que um documento está apostilado, a sua validade se mantém indefinidamente, sem prazo de expiração, seja no Brasil ou em outros países que fazem parte da Convenção da Haia.

Ou seja, uma vez apostilado, o documento é vitalício, independentemente do seu formato (físico ou digital). O download é apenas uma cópia do documento original, que só pode ser validado/autenticado na própria plataforma Apostil por meio do QR code ou código/CRC.

Tenha atenção à validade do documento apostilado

Entretanto, vale reforçar que a Apostila de Haia não “estende” a validade de um documento.

Isto é, se você apostila um documento com validade até 2030, não é porque ele está apostilado que seguirá válido. Ou seja, o documento apostilado terá validade até 2030, no caso do exemplo.

Como funciona o apostilamento digital?

Antigamente, a Apostila de Haia só podia ser solicitada em cartórios autorizados e presencialmente.

Com o apostilamento eletrônico, tudo fica mais fácil. Você pode solicitar o apostilamento digital sem precisar sair de casa, entrando em contato com os cartórios autorizados a utilizar a plataforma Apostil e fazendo o envio digital do documento a ser apostilado, ou em empresas especializadas.

Basta enviar os documentos digitalizados e solicitar a apostila digital sem nenhuma burocracia. Após a realização do apostilamento eletrônico, o documento recebe um QR code para autenticação e fica disponibilizado para download.

O apostilamento é um processo que pode gerar muitas dúvidas. Por isso, separamos um vídeo que pode te ajudar a entender sobre o assunto. Ele foi elaborado por uma equipe de advocacia especialista no assunto.

Apostila de Haia eletrônica é aceita em outros países?

Sim, a Apostila de Haia eletrônica é aceita em todos os países signatários da Convenção de Haia de 1961, assim como a apostila física. A convenção afirma que uma vez que um documento público é apostilado, tem sua autenticidade reconhecida internacionalmente.

O novo formato surgiu apenas para facilitar o processo, tanto para os solicitantes quanto para os cartórios de todo o país, mas não interfere na validade e aceitação da apostila.

O único cuidado é que o procedimento tenha sido realizado por plataformas devidamente autorizadas. Por isso, é importante investir em empresas confiáveis ou buscar um cartório credenciado na plataforma Apostil.

Verifique as preferências do requerente

Apesar de legalmente válida em qualquer um dos formatos, recomendamos verificar as exigências específicas do solicitante do seu documento apostilado, seja uma universidade ou um contratante, pois dependendo do caso podem preferir um ou outro formato.

A minha universidade na Espanha (Liz) exigia o apostilamento de todos os meus documentos de estudo, desde certificados do ensino médio até o meu diploma de graduação.

É muito importante fazer tudo corretamente, pois se algo estivesse errado e a instituição não pudesse validar meu documento apostilado, eu não receberia o título de pós-graduada.

Vale a pena fazer apostilamento digital?

Sim, vale a pena!

Afinal, cada vez mais documentos digitalizados são aceitos e usados ao redor do mundo. Eles são uma opção prática e viável, visto que permitem que você tenha todos os seus documentos guardados em um local mais seguro e sempre à disposição.

Além disso, o processo de apostilamento eletrônico é bem mais simples, visto que você não precisa sair de casa e enfrentar filas. Sem contar que, em plataformas como a eTraduções, os preços para apostilar um documento podem ser bem mais baixos que a maioria dos Estados brasileiros.

Se você precisa apostilar um documento, provavelmente já está enfrentando uma série de outros processos burocráticos na sua vida. Fazer um apostilamento digital te ajuda a se livrar de pelo menos um desses processos.

Espero que este artigo tenha te ajudado a tirar as dúvidas sobre o apostilamento digital. Boa sorte!