Proforma Invoice: saiba o que é, para que serve e como fazer

Se você já realizou compras e vendas internacionais, provavelmente já ouviu falar sobre Proforma Invoice, ou Fatura Proforma. Entenda tudo sobre o termo nesse artigo e saiba como pagar a proforma invoice.

O que é a Proforma Invoice?

Proforma Invoice é um dos documentos utilizados no comércio exterior brasileiro. Este documento é simples, de fácil entendimento, e tem caráter informativo. Ele registra a pretensão de comprar e vender uma mercadoria ou serviço.

A Proforma pode ser considerada uma proposta de negociação ou, mesmo, um orçamento, de boa-fé. E, para que seja validada, deve ser assinada pelo comprador e devolvida para o vendedor.

Assim, não existe aspecto fiscal ou oficial. Dessa forma, o importador pode aprová-lo ou reprová-lo. Isso significa que, ao gerar este documento, o emissor estará somente enviando um comunicado, e não uma ordem de cobrança.

Qual é a diferença entre a Proforma Invoice e a Commercial Invoice?

A Proforma Invoice é parecida com um orçamento, porque não possui caráter fiscal ou tributário. Ela é usada somente para comunicação.

Já o Commercial Invoice é um documento internacional, equivalente à nota fiscal brasileira. É um documento comercial usado com o objetivo de formalizar as operações de compra de uma empresa estrangeira.

É necessário que ele contenha as informações sobre a pessoa ou a instituição tomadora do serviço, além dos detalhes sobre os serviços prestados e valores pagos. Este documento confirma que a exportação foi feita. Para isso, deve ser emitido pelo exportador em um formulário específico, preenchido em inglês ou no idioma do importador, e deve estar de acordo com a regulamentação de seu país.

Quando usar fatura Proforma ou Fatura Invoice?

A Fatura Proforma pode ser usada em diversas situações na atividade do comércio exterior, uma delas, ao iniciar um contrato internacional de compra e venda. Dessa forma, o uso do documento pode ser recomendado para:

• Formalizar negociação;
• Realizar o fechamento do contrato de câmbio;
• Solicitar financiamento ou abrir uma carta de crédito;
• Para efetuar pagamentos.

Para que serve a Invoice Proforma?

Como explicamos, a Invoice Proforma serve para registrar e formalizar uma intenção de compra e venda internacional, tendo apenas o caráter informativo, como uma espécie de orçamento ou proposta de negociação.

Há dois motivos principais pelos quais uma empresa pode necessitar criar uma Proforma Invoice antes de realizar a venda efetivamente:

• Para apresentar uma estimativa do valor final do produto ou do serviço que está fornecendo;
• Quando você pretende realizar o envio de produtos internacionalmente para pagamentos antecipados.

A correta aplicação e o preenchimento da Proforma Invoice possibilita, ainda, a isenção de alguns tributos municipais e estaduais, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).

Quais dados devem constar na Proforma Invoice?

A Fatura Proforma é como se fosse uma cobrança. Por isso, é necessário que todos os dados e informações estejam descritos neste documento. Entre eles, estão:

• Data de emissão da invoice;
• Nome e endereço completo do emissor e do destinatário;
• Número do documento;
• Descrição completa do produto ou do serviço prestado. Aqui, deve constar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), que é o método de classificação de mercadorias usado pelos países do bloco econômico do Mercado Comum do Sul (Mercosul);
• Local de embarque e de desembarque;
• Tipo de transporte do produto a ser comercializado e da operação comercial;
• Pesos bruto e líquido, assim como a quantidade;
• Preço unitário, valor total e moeda;
• Forma e método de pagamento;
• Assinatura do emissor da invoice;
• Condições e International Commercial Terms (Incoterms), que são normas que abordam o transporte e a entrega de produtos do comprador para o vendedor, tirando os intermediários e os agentes paralelos, e para a liberação de importação e exportação.

Como fazer uma Proforma Invoice?

Não existe uma regra geral para fazer uma Proforma Invoice, nem um modelo específico para fazer o documento.

Você pode criar o documento da sua empresa ou optar por um formulário pronto, o que preferir. Geralmente, o comprador envia as informações que forem necessárias para que a Proforma Invoice seja emitida pelo vendedor, como: quais são os produtos, qual será o método de pagamento, entre outras.

Dessa forma, o vendedor pode emitir a fatura eletronicamente, no Word, no Excel ou de outras formas, e depois envia o documento para o comprador, para a sua aprovação e assinatura.

Gerador de Invoice da Remessa Online

É possível fazer a emissão do documento pelo Gerador de Invoice da Remessa Online. Para isso, você deve seguir o passo a passo adiante:

1. Acesse o site da Remessa Online ;
2. Insira o seu e-mail;
3. Aguarde a mensagem para usar a ferramenta;
4. Clique em “Acesse agora” para abrir o formulário;
5. Preencha todos os dados solicitados e gere a sua Proforma Invoice;
6. Para confirmar, clique em “Gerar Invoice”;
7. Pronto! O documento está finalizado.

Como descrever produtos na Proforma Invoice?

Como dissemos, não há um modelo específico de preenchimento da Proforma Invoice; a única exigência é que todos os dados já que mencionamos sejam devidamente inseridos no documento.

Além disso, a invoice deve ser preenchida em inglês ou no idioma do cliente. Assim, a compreensão é facilitada.

O documento deve ser gerado em três vias iguais e todas devem ser assinadas e carimbadas pelo emissor (vendedor).

A Proforma Invoice tem valor legal?

A Proforma Invoice não tem valor fiscal; o documento é utilizado somente para comunicação, mas tem um importante papel nas operações de comércio exterior.

Ela garante maior segurança e efetividade para a transação, pois possui caráter informativo sobre os seus produtos ou serviços, proporcionando, dessa forma, mais administração das partes sobre a negociação.

É recomendável solicitar a emissão desta fatura antes de fazer qualquer compra no exterior. E, se houver algum problema com a operação, a Fatura Proforma pode servir para provar qual era o acordo feito entre as partes.

Como pagar a Proforma Invoice?

Para pagar uma invoice, é necessário que faça uma remessa de dinheiro para o exterior. Com o valor e os dados do invoice, é possível enviar a quantia descrita para outro país.

Você pode fazer o pagamento de diversas formas, utilizando bancos tradicionais ou plataformas online, por exemplo. Nós do Euro Dicas recomendamos a utilização da Remessa Online para efetuar transferências internacionais.

Utilizar a Remessa Online é seguro, a plataforma cobra taxas baixas e transparentes e o dinheiro chega com rapidez ao destino informado.

Veja o passo a passo a seguir para fazer o pagamento de uma invoice pela Remessa Online.

• Cadastre-se no site da Remessa Online;
• Informe a natureza da remessa no envio de dinheiro;
• Crie uma história com os dados da conta destino;
• Faça o upload da invoice na plataforma;
• Efetue o pagamento por transferência bancária (TED) dentro do prazo informado pela plataforma.

Como receber pagamento de uma Proforma Invoice?

Se você emitiu uma Fatura Proforma é porque vai receber pagamentos internacionais. E você pode utilizar a plataforma da Remessa Online para facilitar o processo de recebimento do dinheiro.

Por meio do sistema, você pode enviar ou receber dinheiro do exterior, de forma rápida, fácil e descomplicada. Além disso, a Remessa Online oferece uma das menores tarifas do mercado e o dinheiro pode ser recebido em até 2 dias úteis.

Veja também as diferentes formas de como receber dinheiro do exterior.